Cilegon (23/09/2022) - Penyusutan arsip merupakan salah satu tahapan dalam manajeman Kearsipan yang berperan dalam mengontrol tingkat akumulasi arsip. Pelaksanaan penyusutan arsip baik pemindahan, pemusnahan serta penyerahan merupakan suatu kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta tidak memiliki nilai guna.
Dalam melaksanakan proses pengendalian arsip yang efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip, Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Banten (Kemenkumham Banten) telah melaksanakan pemusnahan arsip Fisik substansif keimigrasian, Rabu (21/9/2022) di Halaman Kantor Imigrasi Kelas II TPI Cilegon.
Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Fisik Substantif Keimigrasian Kantor Imigrasi Kelas II TPI Cilegon berdasarkan Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: B-KN.00.03/237/2022 tanggal 15 September 2022 hal Persetujuan Pemusnahan Arsip dan berdasarkan Surat Kepala Biro Umum Nomor: SEK.6-UM.02.02-124 tanggal 16 September 2022 hal Persetujuan Pemusnahan Arsip yang diperoleh hasil kegiatan dan laporan yang dapat dijelaskan.
Pemusnahan arsip ini disaksikan langsung oleh oleh Kepala Kantor Imigrasi Cilegon (Ruhiyat M.Tholib), Kepala Bagian Tata usaha Kementerian Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemenkumham RI (Alkana Yudha), Ketua Tim Pemusnahan Arsip (Asnaria M.Hutabarat), Kasubbid Intelijen Keimigrasian (Afra Yudha Indriawan), Plt. Kabid Pelayanan Hukum (Rahadyanto), Kasubbag Kepegawaian TU dan RT (Wasis Teguh Sambodo), Arsiparis Ahli Muda Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemenkumham, Arsiparis Kantor Wilayah Kemenkumham Banten, dan Pengelola Kearsipan pada Kantor Imigrasi Kelas II TPI Cilegon.
Kasubbid Intelijen Keimigrasian selaku Pengawas Kanwil Kemenkumham Banten (Afra Yudha Indriawan) menyampaikan bahwa Pemusnahan Arsip Fisik Substantif Keimigrasian pada Kantor Imigrasi Kelas II TPI Cilegon sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku berpedoman pada Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
“Pemusnahan arsip ini bertujuan untuk menjamin ketersediaan ruang arsip yang memadai pada Kantor Imigrasi Kelas II TPI Cilegon dan untuk terciptanya tata kelola arsip yang baik secara kelembagaan melalui efisiensi penyusunan arsip", tutur Arfa.
Selain itu, maksud dan tujuan kegiatan Pemusnahan Arsip Fisik Substantif ini diantaranya adalah untuk mengurangi penggunaan ruangan arsip manual dan kedepannya dapat menerapkan pengelolaan arsip secara digital dengan menggunakan aplikasi yang telah dikembangkan. Kegiatan diakhiri dengan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan sesuai dengan masa retensi yang telah ditetapkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
Dalam pemusnahan arsip ini, tercatat sebanyak 79.539 berkas dengan cara dicacah sebagaimana tercantum dalam daftar arsip yang dimusnahkan. (Humas Kemenkumham Banten)
