Serang - Penyusutan arsip merupakan salah satu tahapan dalam manajeman Kearsipan yang berperan dalam mengontrol tingkat akumulasi arsip. Pelaksanaan penyusutan arsip baik pemindahan, pemusnahan serta penyerahan merupakan suatu kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta tidak memiliki nilai guna.
Dalam melaksanakan proses pengendalian arsip yang efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip, Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Banten telah melaksanakan pemusnahan arsip Fisik substansif dan fasilitatif pemasyarakatan pada Rutan Kelas IIB Serang, Selasa (06/06/2023).
Pemusnahan arsip ini dilaksanakan langsung oleh Kepala Divisi Pemasyarakatan, Masjuno, Kepala Subbidang Fasilitasi Pembentukan Produk Hukum Daerah, Ratu Diana, Kepala Rutan Kelas IIB Serang Prayoga Yulanda, Arsiparis Ahli Muda Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemenkumham, dan Arsiparis Kantor Wilayah Kemenkumham Banten.
Dalam sambutannya, Masjuno mengingatkan akan pentingnya memiliki kemampuan di bidang Teknologi Informasi karena segala sesuatunya sudah digital, begitu juga dengan digitalisasi arsip.
“Pemusnahan arsip ini bertujuan untuk menjamin ketersediaan ruang arsip yang memadai pada Rutan Kelas IIB Serang dan untuk terciptanya tata kelola arsip yang baik secara kelembagaan melalui efisiensi penyusunan arsip,” tutur Masjuno pada keterangan yang diberikannya pada tim humas, Rabu (07/06/2023).
Selain itu, maksud dan tujuan kegiatan Pemusnahan Arsip Fisik Substantif ini diantaranya adalah untuk mengurangi penggunaan ruangan arsip manual dan kedepannya dapat menerapkan pengelolaan arsip secara digital dengan menggunakan aplikasi yang telah dikembangkan. Kegiatan diakhiri dengan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan sesuai dengan masa retensi yang telah ditetapkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
Adapun arsip fisik substantif dan fasilitatif ini berasal dari Sub Seksi Pengelolaan, Pelayanan Tahanan, dan Kesatuan Pengamanan Rutan selama periode 1997-2020. Arsip yang telah mendapatkan persetujuan adalah sebanyak 85.799 berkas dan 324 buku (Humas Kemenkumham Banten)
